Hướng Dẫn Cách In Giấy Khen Hàng Loạt

0
317

Trong Microsoft Word có hỗ trợ tính năng trộn văn bản rất tiện lợi, giúp người dùng có thể in giấy khen hàng loạt cho nhiều người. Bạn hiểu nôm na là mình có thể tạo ra nhiều tờ giấy khen khác nhau chỉ cần đưa một số thông tin trong danh sách vào một bản giấy khen mẫu mà không phải ngồi thủ công gõ từng người một

Cách in giấy khen hàng loạt này sẽ giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình nhập liệu, lại tiết kiệm khá nhiều thời gian trong quá trình sử dụng. Đầu tiên, bạn cần tạo dữ liệu để trộn văn bản bao gồm:

  • File văn bản gốc: Văn bản chứa mẫu tài liệu (file Word).
  • File danh sách: Nội dung được tạo dưới dạng danh sách (thường tạo file Excel)

Bạn mở file Word ra, trong ribbon Mailing, tại mục Start Mail Merge, bạn hãy click mở Start Mail Merge rồi chọn dòng Step-by-step Mail Merge Wizard…

Tại giao diện Mail Merge ở phía bên phải, nhấn vào Next: Starting document ở mục Step 1 of 6 để bắt đầu trộn văn bản.

Tại mục How do want to setup your letters, tích chọn vào ô Use the current document. Sau đó, nhấn vào Next: Select recipients

Nhấn vào Browse ở mục Use names and addresses from a file or a database để mở file chứa danh sách phụ huynh mời họp

Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, chọn file danh sách mời họp (Danh-sach-gia-khen.xls), rồi nhấn Open.

Giao diện Select Table xuất hiện, chọn Sheet chứa dữ liệu cần chèn, rồi nhấn OK. Nếu không muốn chọn hàng đầu tiên làm tiêu đề thì bỏ tích chọn ở ô First row of data contains column headers.

Giao diện Mail Merge Recipients xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn OK.

Đặt con trỏ vào trường muốn chèn thông tin, click chọn Insert Merge Field dưới tab Maillings. Một hộp thoại mở ra, click đúp chuột vào trường thông tin cần chèn. Sau đó đóng cửa sổ lại, cứ tiếp tục chèn như vậy cho tới khi hết các trường cần chèn.

Sau khi chèn xong, click chuột vào biểu tượng Preview Results để xem trước kết quả.

Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ để xem lần lượt dữ liệu được trộn

Để trích xuất dữ liệu, nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Finish & Merge. Tại đây sẽ cho bạn 3 sự lựa chọn:

  • Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
  • Print Documents: In tài liệu.
  • Sent E-mail Masages: Gửi qua email.

Lưu ý: Để đảm bảo quá trình trộn văn bản thành công, file Excel chỉ bao gồm bảng cần trộn, dòng đầu tiên của file phải là dòng tiêu đề của các cột, không có dòng trống nhé các bạn.

Đặt hàng in giá rẻ tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ XƯỞNG IN ĐỨC DŨNG
Địa chỉ: Số 460 Trần Quý Cáp – Văn Miếu – Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: 036 975 4020
Email: xuonginducdung@gmail.com
Website: https://inducdung.com/
***Chúng tôi rất hân hạnh khi được hỗ trợ và phục vụ quý khách!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here